電子メールを効果的に活用するには

コロナ禍など劇的に環境が変化する中、その変化に対応することはとても大変なことです。しかし、これまでに慣れ親しんだ手法やツールが大きな効果を生むとしたら、いかがでしょうか? 身近なツールである電子メールがいまなぜ効果を出せるのか、そして有効に活用する方法とは・・・

（掲載日　2022/03/23）

コロナ禍の営業活動における効果的なメール活用術

【コロナ禍の営業現場における現状】

コロナ禍で企業の営業活動の仕方は大きく変わりました。リモートでの営業活動が中心となり、ZOOMなどのオンライン会議をはじめ、メール営業・SNS・動画マーケティングなど、オンラインでの営業活動の重要性が増しています。これらの営業スタイルは、長期化するコロナ禍、またアフターコロナにおいても継続することが想定され、リモートでの営業スタイルにいかに対応していくかは、事業を進めるうえでの最重要課題といえます。ここではまず、コロナ禍の営業現場が抱える問題には、どういったものがあるか見ていきましょう。

＜顧客との接触機会の減少＞
・対面商談控えや在宅勤務で、顧客と対面の商談ができない
・展示会やリアルセミナーが中止となり新規のリード（見込顧客）が獲得できない
・顧客の会社宛てに電話をしても在宅勤務で不在、郵送DMやFAX DMを送っても、出社をしていないので見てもらえない

など、顧客とのコンタクト機会が著しく減少したことが最大の問題です。また、下図の調査結果では、コロナ禍で業績が悪化した企業ほど、顧客との連絡が取れていないことが分かります。

顧客とのコンタクト機会の減少を補い、オンラインでのコミュニケーションを増やすことで、顧客との関係を切らさないことが重要な課題となっています。

【営業活動でもっとメールを活用しよう！】

コロナ禍のリモート営業のスタイルとして、オンラインツールを使った新たな取組みを開始し、試行錯誤をしながら対応している企業も多いかと思います。一方で、従来から使っている営業ツールといえばメールです。メールをもっと活用する営業スタイルは比較的ハードルが低いのではないでしょうか？

顧客にメールを送れるシチュエーションを上記に挙げてみました。いかがでしょう？やったほうが良いと分かっていながら、出来ていないことも少なからずありませんか？営業工数としては「ひと手間」掛かるかもしれませんが、メールを使って顧客と接触を取る機会は多くあることが分かります。

コロナ禍におけるメール営業の効果は３つあると考えます。

①顧客との関係を切らさない手段
・顧客接点の維持
・ザイオンス効果（接触した回数が多いほど好印象を持つようになるという心理学理論）

皆さんが顧客の立場でしたら、コロナ禍でコミュニケーションが疎遠になってしまっている取引先の営業と、直接の商談はできないものの、定期的に役に立つ情報を送ってくれている営業と、どちらが印象に残るでしょうか？こちらからの一方的な配信であっても、定期的に自社や自分のことを顧客に意識してもらうことが重要です。それだけでもメールを送る効果は十分にあります。

②リアル営業との相乗効果
リアルの商談や電話などのフォローをメールで行うことで、リアル営業の効果を高めることができます。重要用件のリマインドも出来ますし、丁寧な営業だという印象も持っていただけます。また上記で述べたザイオンス効果の観点でも有効です。逆に、先にメールを送るパターンとして、たとえばテレセールス（電話営業）をする場合を想定してみてください。事前にメールを送ってからテレセールスを行うことで、「先日お送りしたメールはお読みいただけましたか？」と質問形式で会話を始めることができ、冒頭でいきなり断られるリスクが減るでしょう。もしメールが読まれていない場合は、ぜひお読みいただけるようリマインドを促すことができます。

③メールでは多くの情報を伝えられ、高い効果が得られる
メールでは多くの情報を伝えられることで、以下のような効果が見込めます。

・自社ホームページへのURLや、資料・動画の添付など、多くの情報伝達が可能
・顧客側で、添付資料を見る・URLをクリックするなど次のアクションにつながる
・メール配信システムなどを活用し、本文中のURLをクリックした人など顧客のアクションログが取れる

いかがでしょうか。改めてメールのメリットを述べさせていただきましたが、明日からコロナ禍におけるメール営業を強化してみませんか？

【メール配信システムを活用する】

前項にて、メール配信システムの活用で顧客のアクションログが取れることを紹介しました。インターネットで「メール配信システム」と検索すると、検索結果にメール配信システムが多く出てきます。有償/無償のものや、製品によってさまざまな機能の違いはありますが、ここでは２種類の機能を紹介します。

＜開封ログ・クリックログが取得できる＞
メールを配信した相手が開封したかどうかのログ、またメール本文に記載したホームぺージ等のURLをクリックしたログが、それぞれ取得できる機能です。
使用するメール配信システムによりますが、誰が開封した・誰がクリックしたという情報が取得できるので、メールを送った後で「反応のあった顧客」にテレセールスをしたり、第二弾のメールを送るなど、次の営業アクションをかけることで、営業成果の確度を上げることにつながります。

＜ステップメール＞
ステップメールとは、たとえば資料をダウンロードした・URLをクリックしたなど、あらかじめ決めておいたメール閲覧者の何らかのアクションを起点に、そのアクションをした人に対して、あらかじめ準備しておいた複数回分のメールを、自動で順次配信する仕組みです。より詳細な情報を段階的に配信することで、顧客の興味度合いや購買意欲を徐々に醸成する効果が期待できます。

【顧客の購買行動モデルを活用した営業を行う】

消費者がどのようにして商品やサービスの購入を決めるか、を示した心理的プロセスの代表的なモデルに「AIDMA（読み：アイドマ）」があります。Attention（認知）→ Interest（興味/関心）→ Desire（欲求）→ Memory（記憶）→ Action（行動）の頭文字を取ったもので、購買行動モデルとして活用されています。
メール配信システムの機能である、クリックログの取得やステップメールなど、メールを活用した営業活動をAIDMAに当てはめることができます。

＜AIDMAに当てはめたメール活用営業のプロセス＞
①自社：メールで顧客の興味を促すコンテンツを配信する
②顧客：メールにて商品やサービスを認識し(認知)、興味/関心があればメール本文にあるWebサイトのURLをクリックする
③自社：顧客のクリックログを取得する
④顧客：Webサイト等の情報を見て、より詳しい情報を収集したい欲求が高まる
⑤自社：ステップメールなどで、さらに関連する情報を提供する
⑥顧客：情報が蓄積されることで商品やサービスを明確に記憶する
⑦自社：クリックログ情報やステップメールの配信先に対して、電話や個別のメールでセールスをする
⑧顧客：購買欲求が高まり記憶もしている段階でセールスがあるため、具体的な行動につながりやすい

図中の記載にもあるように、詳しい情報を知りたい、または購買欲求が高まった顧客に対し、個別のセールスを行うため、見積りや受注などの成果につながりやすくなります。
逆に従来のテレセールスの場合はどうでしょうか？テレセールスでは無作為の顧客リスト等にもとづいて電話をかけ、商品やサービスを売り込みます。つまり顧客の「認知」の段階でいきなりセールスを掛けるため、断られる確率も高くなってしまうのです。
AIDMAの購買プロセス課程で、顧客を「ターゲット」→「潜在顧客」→「見込顧客」へと醸成し、顧客の状態に合わせて適時セールスをかけていくことで、成果に導きやすくなるということです。

【まとめ】

コロナ禍の営業活動では、メールをはじめとしたオンラインツールの活用は必須となっています。また活用の仕方次第で、効率的に成果に結びつける確度の高い営業を行うことも可能となります。本記事中で紹介した、「事前にメールを送ってからテレセールスをすることで、冒頭で断られるリスクを減らす」や、「配信したメールのクリックログ情報やステップメールの活用で、購買意欲の高い顧客にセールスをする」といった手法は具体的な活用方法です。コロナ禍の営業活動では、さまざまなオンライン活用が進んでいますが、もっとも取り組み易いのは、コロナ前から多くの方が利用しているメールの活用ではないでしょうか。あらためてメールを活用した営業活動の参考にしていただければ幸いです。